Psikologi Manajemen # (2)

Definisi Pengorganisasian (ORGANIZING)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

1.      Struktur Organisasi Formal Organisasi Garis

Ciri-ciri :

·       Adanya kesatuan Perintah

·       Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan

·       Organisasi tergantung pada satu pemimpin

Kelebihan :

·       Pengambilan keputusan cepat

·       Pengendalian lebih mudah

·       Solidaritas antar karyawan tinggi

Kelemahan :

·       Pemimpin cenderung otokratis

·       Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi

·       Membatasi kesempatan karyawan untuk berkembang

2.      Struktur Organisasi Formal Organisasi Garis & Staf

Ciri-ciri:

o   Umumnya digunakan untuk organisasi besar

o   Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf.

o   Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik

o   Kelebihan

o   Pembagian tugas jelas

o   Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi

o   Penempatan orang pada tempat yang tepat

o   Koordinasi mudah dijalankan

Kelemahan

o   Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya

o   Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat

o   Solidaritas antar karyawam rendah

Struktur Informal

1.      Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.

2.      Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)

3.      Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.

4.      Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.

5.      Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.

Manfaat dan Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

1.      Struktur Fungsional

Manfaat/Keuntungan  :

·        Skala ekonomis dengan penggunaan sumber daya secara efisien.

·        Tugas – tugas yang konsisten dengan pelatihan – pelatihan teknis.

·        Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi.

·        Pelatihan yang mendalam dan perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.

·        Jenjang karier yang jelas dalam fungsi – fungsi.

Kerugian/Kelemahan  :

Kurangnya komunikasi dan koordinasi antara fungsi – fungsi, keputusan – keputusan yang selalu mengacu pada tingkat hierarki, hilangnya tanggung jawab yang jelas terhadap produk atau pelayanan pengiriman serta inovasi yang lambat dalam menjawab perubahan lingkungan. Salah satu kerugian yang serius dari struktur ini terjadi saat anggota departemen fungsional mempunyai spesialisasi yang berlebihan dan segala sesuatu dipusatkan pada departemennya. Hal ini akan mengakibatkan sudut pandang yang sempit dan kehilangan pandangan terhadap sistem secara total. Kegagalan dalam berkomunikasi dan dukungan perluasan antar departemen merupakan hal yang biasa terjadi dalam situasi ini. Hal ini memperlambat pembuatan keputusan saat persoalan harus diselesaikan menurut tingkatan hierarki. Organisasi yang mengalami masalah structural seperti itu dapat menjurus pada kesalahan yang lebih fatal dalam persaingan di pasar.

2.      Struktur Divisional

Manfaat/Keuntungan  :

·         Fleksibilitas yang tinggi dalam merespon perubahan lingkungan.

·         Meningkatnya koordinasi antar departemen fungsional.

·         Menunjukkan dengan jelas pertanggungjawaban untuk produksi dan pelayanan pengiriman.

·         Keahlian yang difokuskan pada pelanggan, produk – produk dan daerah – daerah khusus.

·         Perkembangan atau penurunan ukuran yang mudah dengan menambah atau menghapus divisi – divisi.

Kerugian/Kelemahan  :

o   Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

o   Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

o   Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

o   Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

o   Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

o   Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

o   Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

o   Koordinasi yang buruk lintas divisi.

o   Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

o   Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan.

Definisi Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).

Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengendalian adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Langkah-langkah dalam Control

1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

5.      Tipe-Tipe Kontrol

Tipe-tipe Control

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1.      Pengendalian dari dalam Organisasi (Kontrol Internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.      Pengendalian Luar Organisasi (Kontrol Eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3.      Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.      Pengendalian Represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

Control Proses Management

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses :

A.    Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

B.     Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

C.    Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

D.    Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

SUMBER :

http://www.manajemenn.web.id/2011/08/pengertian-pengorganisasian.html

https://faizahistiblog.wordpress.com/mata-kuliyah/manajemen-dakwah/organisasi-formal-dan-informal/

https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/31/manfaat-dan-kerugian-struktur-fungsional-dan-struktur-divisonal-tugas-ke-5-psikologi-manajemen/

https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-controlling-dan-langkah-langkah-dalam-kontrol/

Psikologi Manajemen #

Pengertian Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa inggris, "Manage" yang memiliki arti mengelola/mengurus, mengendalikan, mengusahakan dan juga memimpin.

"Manajemen adalah sebuah proses dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama sama dengan orang - orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi."

·         Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Mary Parker F.

"Pengertian manajemen adalah sebagai suatu seni, tiap tiap pekerjaan bisa diselesaikan dengan orang lain."

George R. Terry

"Definisi Manajemen merupakan ilmu sekaligus seni, manajemen adalah wadah didalam ilmu pengetahuan, sehingga manajemen bisa dibuktikan secara umum kebenarannya."

Koontz

"Manajemen adalah suatu seni yang produktif yang didasarkan pada suatu pemahaman ilmu."

Koontz menambahkan, ilmu dan seni tidaklah bertentangan, namun masing masing saling melengkapi.

Stoner

"Ilmu Manajemen merupakan proses dalam membuat suatu perencanaan, pengorganisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha dari anggota organisasi dan juga menggunakan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang ditetapkan."

Wilson

"Manajemen adalah sebagai sebuah rangkaian tindakan yang dilakukan oleh para anggota organisasi dalam upaya mencapai sasaran organisasi. Proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dijalankan dengan sistematis."

Oey Liang Lee

"Arti Manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan serta pengendalian (pengawasan) dari sumber daya perusahaan dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan."

Lawrance A Appley

"Manajemen adalah sebuah seni dalam mencapai tujuan yang diinginkan yang dilakukan dengan usaha orang yang lain."

Pengertian Kepemimpinan

Pengertian Kepemimpinan adalah suatu kekuatan yang menggerakkan perjuangan atau kegiatan yang menuju sukses. Kepemimpinan dapat juga diartikan sebagai proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Kepemimpinan merupakan proses mempengaruhi aktivitas kelompok dalam rangka perumusan dan pencapaian tujuan. Kepemimpinan berasal dari kata pemimpin.

Pengertian pemimpin adalah suatu peran atau ketua dalam sistem di suatu organisasi atua kelompok. Sedangkan kepemiminan merupakan kemampuan yang dimiliki seseorang untuk memengaruhi orang-orang untuk bekerja mencapai tujuan dan sasaran. 

·         Pengertian Kepemimpinan Menurut Para Ahli

Pengertian Kepemimpinan Menurut Para Ahli Luar Negeri

George R. Terry (1972:458): Pengertian Kepemimpinan menurut George R. Terry adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang supaya diarahkan mencapai tujuan organisasi. 

Stoner: Menurut Stoner, pengertian kepemimpinan adalah suatu proses mengenai pengarahan dan usaha untuk mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan anggota kelompok. 

Jacobs dan Jacques (1990:281): Pengertian kepemimpinan menurut Jacobs dan Jacques adalah sebuah proses memberi arti terhadap usaha kolektif, dan mengakibatkan kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran. 

Hemhiel dan Coons (1957:7): Menurut Hemhiel dan Coons, bahwa pengertian kepemimpinan adalah perilaku dari seseorang individu yang memimpin aktivitas-aktivitas suatu kelompok ke suatu tujuan yang akan dicapai bersama (shared goal). 

Ralph M. Stogdill: Pengertian kepemimpinan menurut Ralph M. Stogdill adalah suatu proses mempengaruhi kegiatan-kegiatan sekelompok orang yang terorganisasi dalam usaha mereka menetapkan dan mencapai tujuan. 

Rauch dan Behling (1984:46): Pengertian kepemimpinan menurut Rauch dan Behling adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasikan ke arah pencapaian tujuan. 

Wexley dan Yuki (1977): Pengertian kepemimpinan menurut Wexley dan Yuki adalah mempengaruhi orang lain untuk lebih berusaha mengarahkan tenaga, dalam tugasnya atau merubah tingkah laku mereka.  

Pengertian Kepemimpinan Menurut Para Ahli Indonesia

Wahjosumidjo (1987:11): Pengertian kepemimpinan menurut Wahjosumidjo adalah suatu yang melekat pada diri seorang pemimpin yang berupa sifat-sifat tertentu seperti: kepribadian (personality), kemampuan (ability), dan kesanggupan (capability), kepemimpinan sebagai rangkaian kegiatan (activity) pemimpin yang tidak dapat dipisahkan dengan kedudukan (posisi) serta gaya atau perilaku pemimpin itu sendiri. Kepemimpinan adalah proses antar hubungan atau interaksi antara pemimpin, pengikut dan situasi. 

Sutarto (1998b:25): Menurut Sutarto, pengertian kepemimpinan adalah rangkaian kegiatan penataan berupa kemampuan mempengaruhi perilaku orang lain adalah situasi tertentu agar bersedia bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

S.P.Siagian: Pengertian kepemimpinan menurut S.P.Siagian adalah kemampuan dan keterampilan seseorang untuk menduduki jabatan sebagai pimpinan dalam suatu pekerjaan untuk mempengaruhi perilaku orang lain, terutama bawahannya supaya berpikir dan bertindak sedemikian rupa sehingga melalui perilaku positif ini memberikan sumbangna nyata dalam pencapaian tujuan organisasi. 

Moejiono (2002): Pengertian kepemimpinan dimana menurut moejiono bahwa kepemimpinan adalah sebagai akibat penagaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya.

Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses yang mendefinisikan tujuan dari organisasi, membuat strategi digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi, serta mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses proses yang penting dari semua fungsi manajemen sebab tanpa perencanaan  (planning) fungsi pengorganisasian, pengontrolan maupun pengarahan tidak akan dapat berjalan.

Rencana (planning) dapat berupa rencana informal ataupun rencana formal. Rencana informal adalah rencana-rencana yang tak tertulis dan bukan merupakan dari tujuan bersama anggota organisasi. Sedangkan definisi dari rencana formal adalah rencana yang tertulis yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Rencana formal adalah rencana bersama anggota-anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui serta menjalankan rencana tersebut. Rencana formal dibuat sbagai untuk mengurangi ambiguitas & menciptakan kesepahaman mengenai apa yang harus dilakukan.

Macam-macam Planning atau Perencanaan

Perencanaan/rencana itu merupakan pusat atau inti dari kegiatan manajemen, dan perencanaan memiliki banyak macamnya, diantaranya seperti di bawah ini:
Perencanaan jika dilihat berdasarkan jangka waktu berlakunya rencana, bisa di baca di bawah ini:

·         Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10 s/d 25 tahunan.

·         Rencana Jangka Menengah (medium range planning) adalah perencanaan yang berlaku di antara 5 s/d 7 tahunan.

·         Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya berlakunya hanya untuk sekitar 1 tahun.

Perencanaan jika dilihat dari tingkatannya, bisa di baca di bawah ini:

·         Rencana Induk (masterplan) adalah sebuah perencanaan yang menitik beratkan uraian-uraian korporasikebijakan sebuah organisasi. Rencana tersebut memiliki tujuan-tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang sangat luas.

·         Rencana Operasional (operational planning) adalah sebuah perencanaan yang lebih menitik beratkan kepada pedoman ataupun petunjuk dalam melaksanakan program-program.

·         Rencana Harian (day to day planning) adalah perencanaan harian yang sifatnya rutin.

Perencanaan jika ditinjau berdasarkan dari ruang lingkupnya, bisa di baca di bawah ini:

·         Rencana Strategis (strategic planning) adalah perencanaan yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model perencanaan ini sangat sulit untuk diubah.

·         Rencana Taktis (tatical planning) adalah rencana yang berisi uraian-uraian yang sifatnya jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatannya, asalkan tujuannya tak berubah.

·         Rencana menyeluruh (comprehensive planning) adalah rencana yang memiliki uraian-uraian secara menyeluruh serta lengkap.

·         Rencana Terintegrasi (integrated planning) adalah rencana yang memiliki uraian-uraian menyeluruh yang sifatnya terpadu.

Langkah-langkah dalam Menyusun Perencanaan

1.     Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran

sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2.    Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3.    Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4.    Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.

Manfaat Perencanaan dalam Manajemen

1.     Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.

2.    Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3.    Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.

4.    Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

               

Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Menurut Marwan Asri dan John Suprihanto (dalam staff.uny.ac.id) bahwa perencanaan dapat dipecah menjadi beberapa macam:

A.   Menurut jangka waktunya
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelonpokkan menjadi:

o   Perencanaan jangka panjang.

o   Perencanaan jangka pendek,

B.    Menurut ruang lingkupnya.
Menurut ruang lingkupnya, perencanaan dapat dibagi menjadi 3 macam:

o   Perencanaan fisik.

o   Perencanaan fungsional.

o   Perencanaan menyeluruh

Sumber:

http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/pengertian-manajemen.html

http://www.artikelsiana.com/2015/08/pengertian-kepemimpinan-fungsi-sejarah.html

http://www.pengertianku.net/2014/07/pengertian-perencanaan-planning.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/10/pengertian-perencanaan-planning-dan-langkah-langkahnya/