Definisi Pengorganisasian (ORGANIZING)
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan
pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.
Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi
Struktur
organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi.
Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).
Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan
spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang
atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta
dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain
sebagainya.
1.
Struktur Organisasi Formal Organisasi Garis
Ciri-ciri :
· Adanya kesatuan Perintah
· Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan
· Organisasi tergantung pada satu pemimpin
Kelebihan :
·
Pengambilan keputusan cepat
·
Pengendalian lebih mudah
·
Solidaritas antar karyawan tinggi
Kelemahan :
· Pemimpin cenderung otokratis
· Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi
· Membatasi kesempatan karyawan untuk berkembang
2.
Struktur Organisasi Formal Organisasi Garis &
Staf
Ciri-ciri:
o
Umumnya
digunakan untuk organisasi besar
o
Bidang
tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf.
o
Pengawasan
dan Spesialisasi berkembang dengan baik
o
Kelebihan
o
Pembagian
tugas jelas
o
Mendorong
timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi
o
Penempatan
orang pada tempat yang tepat
o
Koordinasi
mudah dijalankan
Kelemahan
o
Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya
o
Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat
o
Solidaritas antar karyawam rendah
Struktur Informal
1.
Organisasi
informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di
dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah
dengan struktur formal organisasi.
2.
Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan,
umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun
intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)
3.
Organisasi
informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode
kerja sendiri lain dengan aturan formal.
4.
Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan
organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.
5.
Organisasi
informal berkembang dalam berbagai bentuk.
Manfaat dan Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional
1.
Struktur Fungsional
Manfaat/Keuntungan :
·
Skala ekonomis dengan penggunaan
sumber daya secara efisien.
·
Tugas – tugas yang konsisten dengan
pelatihan – pelatihan teknis.
·
Pemecahan masalah teknis yang
berkualitas tinggi.
·
Pelatihan yang mendalam dan
perkembangan kecakapan kerja dalam fungsi – fungsi.
·
Jenjang karier yang jelas dalam
fungsi – fungsi.
Kerugian/Kelemahan :
Kurangnya komunikasi dan koordinasi antara
fungsi – fungsi, keputusan – keputusan yang selalu mengacu pada tingkat
hierarki, hilangnya tanggung jawab yang jelas terhadap produk atau pelayanan
pengiriman serta inovasi yang lambat dalam menjawab perubahan lingkungan. Salah
satu kerugian yang serius dari struktur ini terjadi saat anggota departemen
fungsional mempunyai
spesialisasi yang berlebihan dan segala sesuatu dipusatkan pada departemennya.
Hal ini akan mengakibatkan sudut pandang yang sempit dan kehilangan pandangan
terhadap sistem secara total. Kegagalan dalam
berkomunikasi dan dukungan perluasan antar departemen merupakan hal yang biasa
terjadi dalam situasi ini. Hal ini memperlambat pembuatan keputusan saat
persoalan harus diselesaikan menurut tingkatan hierarki. Organisasi yang
mengalami masalah structural seperti itu dapat menjurus pada kesalahan yang
lebih fatal dalam persaingan di pasar.
2.
Struktur Divisional
Manfaat/Keuntungan :
·
Fleksibilitas yang tinggi dalam
merespon perubahan lingkungan.
·
Meningkatnya koordinasi antar
departemen fungsional.
·
Menunjukkan dengan jelas
pertanggungjawaban untuk produksi dan pelayanan pengiriman.
·
Keahlian yang difokuskan pada pelanggan,
produk – produk dan daerah – daerah khusus.
·
Perkembangan atau penurunan ukuran
yang mudah dengan menambah atau menghapus divisi – divisi.
Kerugian/Kelemahan :
o
Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber
daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
o
Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan
organisasi secara keseluruhan.
o
Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain
maupun dengan kebijakan organisasi.
o
Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi
biaya-biaya perusahaan.
o
Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
o
Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
o
Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
o
Koordinasi yang buruk lintas divisi.
o
Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.
o
Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan.
Definisi Actuating
Actuating adalah suatu tindakan untuk
mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang
sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating
artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan
untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut,
maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership
(pimpinan), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).
Definisi
Mengendalikan (Controlling)
Pengendalian adalah suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam
pencapaian tujuan perusahaan.
Langkah-langkah
dalam Control
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi
dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar
dan menentukan penyimpangan bila ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat
penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
5. Tipe-Tipe Kontrol
Tipe-tipe Control
Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :
1.
Pengendalian dari dalam Organisasi (Kontrol Internal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit
pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap).
Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang
diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran
dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan
korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya
(internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit
pengawasan di tingkat departemen.
2.
Pengendalian Luar Organisasi (Kontrol Eksternal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit
Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah
lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh
pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan
pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas,
Akuntan swasta dan sebagainya.
3.
Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum
rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah
terjadinya kekeliruan/kesalahan.
4.
Pengendalian Represif
Pengendalian represif adalah pengendalian yang
dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya
pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan
agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian
anggaran disebut post- audit).
Control Proses Management
Dalam proses
pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat
pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen.
Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan
antara satu dengan lain, terdiri dari proses :
A.
Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program
yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk
setiap program yang telah ditentukan.
B.
Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci,
dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu
tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
C.
Operasi dan Akuntansi (Operating
and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai
berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan.
Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah
ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program
dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan
penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur
kinerja para manajer.
D.
Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses
pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi
dapat dikumpulkan.
SUMBER :
0 komentar:
Posting Komentar